Vakanzkosten in Deutschland – Die unterschätzte Kostenfalle

Vakanzkosten In Deutschland

Eine vakante Stelle im Unternehmen ist mehr als nur ein leerer Schreibtisch oder ein freier Arbeitsplatz. Sie bedeutet bares Geld, das Tag für Tag verloren geht. Die sogenannten Vakanzkosten sind dabei oft unterschätzt und können schnell fünfstellige Summen erreichen.

Wo liegen die durchschnittlichen Vakanzkosten in Deutschland?

Laut einer Studie der Recruiting-Plattform StepStone zusammen mit der Bundesagentur für Arbeit liegen die durchschnittlichen Vakanzkosten, also die Kosten für eine unbesetzte Stelle, in deutschen Unternehmen bei rund 29.000 Euro. Diese setzen sich aus direkten Rekrutierungskosten und indirekten Kosten wie Produktivitätsausfällen und Umsatzeinbußen zusammen. Die konkrete Höhe ist dabei abhängig von Branche, Region und Unternehmensgröße.

In Branchen wie dem Gesundheitssektor oder der IT können die Vakanzkosten mit bis zu 38.000 Euro noch deutlich höher liegen. Gründe dafür sind unter anderem die besonders lange durchschnittliche Vakanzzeit von 142 Tagen im Gesundheitsbereich sowie die hohe Wertschöpfung, die eine Arbeitskraft in diesen Bereichen erbringt.

Kleinere Unternehmen haben tendenziell geringere Vakanzkosten, da hier der Umsatzbeitrag pro Mitarbeiter niedriger ist. In Berufen der Verwaltung liegen die Kosten einer unbesetzten Stelle beispielsweise bei rund 16.000 Euro – fast die Hälfte unter dem Gesamtdurchschnitt.

Was sind die Hauptfaktoren für die Höhe der Vakanzkosten?

1. Dauer der Vakanz

Die sogenannte Time-to-Hire, also die durchschnittliche Zeit, bis eine neue Besetzung für eine offene Position gefunden ist, hat großen Einfluss auf die Vakanzkosten. Je länger eine Stelle unbesetzt bleibt, desto höher der finanzielle Schaden. 121 Tage beträgt die durchschnittliche Vakanzzeit in Deutschland. Mit nur 93 Tagen schneidet Berlin hier am besten ab.

2. Gehalt und Wertschöpfung

Wesentlicher Faktor ist natürlich auch das Jahresgehalt bzw. der Umsatzbeitrag der vakanten Position. Das Gehalt geteilt durch die Anzahl der Arbeitstage ergibt dabei die täglichen Einnahmeverluste. Multipliziert mit einem Faktor zwischen 1 und 3 für die geschätzte Wertschöpfung pro Mitarbeiter ergeben sich so die basis für die Vakanzkosten-Berechnung.

3. Rekrutierungskosten

Zu den direkten Kosten zählen zudem sämtliche Ausgaben für Stellenausschreibungen, Recruiting-Software, Headhunter sowie die personellen Kapazitäten die im Unternehmen für die Neubesetzung gebunden werden. Konservative Schätzungen gehen von mindestens 60 Arbeitsstunden pro Vakanz aus, die für Marktsichtung, Interviews und Einarbeitung anfallen.

Was kosten Produktivitätsausfälle und verlorene Umsätze?

Der Großteil der Vakanzkosten entsteht allerdings durch Produktivitätsausfälle und verlorene Umsätze – die sogenannten Opportunitätskosten. So schätzt zum Beispiel das Mittelstandsbarometer von EY jährliche Umsatzverluste durch unbesetzte Stellen im deutschen Mittelstand auf über 50 Milliarden Euro.

Da eine vakante Stelle natürlich keine Leistung für das Unternehmen erbringt, müssen Arbeitsaufgaben intern verschoben und Prioritäten neu gesetzt werden. Nicht erfüllte Aufträge oder Qualitätseinbußen aufgrund fehlender Fachkräfte wirken sich so unmittelbar negativ auf Umsatz und Ergebnis aus.

Hinzu kommen Effekte wie steigende Fehlzeiten und Fluktuation, wenn bestehende Mitarbeiter zusätzlich belastet werden. Letztendlich leidet auch die Arbeitgebermarke, wenn offene Stellen trotz Fachkräftemangel nicht adäquat besetzt werden können. Ein sich selbst verstärkender Negativ-Zyklus.

Praxis-Beispiel: Vakanzkosten in der IT-Branche

Die IT-Branche gilt gemeinhin als besonders von Fachkräftemangel betroffen. Allein 2021 konnte laut Bitkom fast jede zweite IT-Stelle nicht besetzt werden. Um die konkreten Vakanzkosten in der IT greifbarer zu machen, lohnt sich ein Blick auf ein praktisches Rechenbeispiel:

  • Durchschnittliches Jahresgehalt IT: 60.000 Euro
  • Durchschnittliche Vakanzdauer IT: 118 Tage
  • Geschätzte Wertschöpfung: Faktor 2

Rechenweg:

  • 60.000 Euro / 250 Arbeitstage = 240 Euro Umsatz pro Tag
  • 240 Euro x Faktor 2 = 480 Euro Wertschöpfung pro Tag
  • 480 Euro x 118 Tage = 56.640 Euro Vakanzkosten

Es zeigt sich, dass auch in einzelnen Berufsfeldern sehr schnell fünfstellige Summen pro unbesetzter Stelle zusammenkommen. Bei einem IT-Dienstleister mit mehreren offenen Stellen über längere Zeit können so große finanzielle Risiken entstehen.

Strategien zur Reduzierung der Vakanzkosten

Angesichts der dimension der möglichen Kosten einer unbesetzten Stelle, stellt sich die Frage nach strategischen Maßnahmen, diese Kosten gar nicht erst entstehen zu lassen bzw. schnellstmöglich zu beenden.

1. Beschleunigte Besetzungsverfahren

Der Kernpunkt ist die Verkürzung der Vakanzzeiten und Time-to-Hire durch optimierte und beschleunigte Recruiting-Prozesse. Moderne Bewerbermanagement-Software, KI-gestützte Voraussagen und strukturierte Bewerberanalysen helfen dabei.

Laut Schätzung von Data Bridge könne eine Reduktion der Vakanzzeiten um zehn Tage bereits Einsparungen von über 60.000 Euro bringen. Je kürzer die Stelle unbesetzt bleibt, desto geringer die finanziellen Verluste.

2. Realistische Anforderungsprofile

Vakanzen entstehen auch häufig, weil Anforderungsprofile nicht korrekt definiert wurden und kein Kandidat passt oder gefunden wird. Durch realistischere Jobprofile und fundierte Arbeitsmarktanalysen lassen sich Fehleinschätzungen und langwierige Neuauschreibungen vermeiden.

3. Investitionen in Employer Branding

Um ausreichend qualifizierte Kandidaten zu erreichen, kommt es auf eine positive Arbeitgebermarke und gezielte Ansprache an. Budgets für Personalmarketing, Social Recruiting und moderne Recruitingkanäle helfen hier, Bewerber schneller und zielgerichteter anzuziehen.

4. Interne Maßnahmen zur Mitarbeiterbindung

Auch die Reduktion der Fluktuation durch familienfreundliche Maßnahmen, interessante Entwicklungschancen und flexible Arbeitsmodelle wirkt Vakanzen entgegen. Wer die Zufriedenheit im Unternehmen erhöht, muss seltener neue Mitarbeiter suchen.

Fazit: Die potenziell enormen Kosten offener Stellen im Blick behalten

Die Analyse hat gezeigt, dass unbesetzte Stellen keineswegs „kostenneutral“ sind. Gerade für wachsende Unternehmen und Branchen im Wettbewerb um Talente können sie schnell zur existenzbedrohenden Kostenfalle werden.

Daher ist das Bewusstsein für die konkrete Höhe der Vakanzkosten in den eigenen Berufsfeldern und Teams essenziell. Sowohl Geschäftsführungen als auch HR-Verantwortliche sind gefordert, den Cost-of-Vacancy bei strategischen Investitionen in effizientes Recruiting und Arbeitgebermarkenbildung zu berücksichtigen.

Durch beschleunigte und zielgruppenspezifische Besetzungsverfahren, attraktive Arbeitsbedingungen und langfristiges Personalmarketing lassen sich die Risiken minimieren und die Wettbewerbsstärke auch in Zeiten des Fachkräftemangels sichern.

Mehr zu entdecken