Wenn es um den Einarbeitungsprozess geht und darum, den besten ersten Eindruck bei neuen Mitarbeitern zu hinterlassen – je früher Sie damit beginnen, desto besser! Wenn Sie warten, bis Sie einem Bewerber bereits eine Stelle angeboten haben, um in seine Erfahrungen zu investieren, dann tun Sie das viel zu spät. Die Erfahrungen, die ein Bewerber bei der Einstellung gemacht hat, haben bereits einen großen Teil seiner Meinung über Ihr Unternehmen geprägt, und es kann dann sehr schwierig sein, diesen ersten Eindruck zu ändern.
Die Affinität und das Gefühl der Verbundenheit, das ein Bewerber empfindet, beginnt bereits während des Einstellungsverfahrens. Stellen Sie sicher, dass Sie bei der Gestaltung Ihres Einstellungsprozesses die Erfahrung der Bewerber im Blick haben und versuchen Sie, diese nahtlos in Ihr Onboarding zu integrieren.
Schaffen Sie Klarheit und Struktur
Der Beginn einer neuen Stelle kann ähnlich sein 
wie der erste Schultag – aufregend, aber auch ein wenig beängstigend und stressig zugleich. Indem Sie den Bewerbern während des Einstellungsprozesses vermitteln, wie es wirklich ist, in Ihrem Unternehmen zu arbeiten, helfen Sie ihnen nicht nur festzustellen, ob Sie zu ihnen passen, sondern sorgen auch dafür, dass sie sich wohlfühlen, wenn sie bei Ihnen anfangen. Ein „Meet the Team“-Element während der Vorstellungsgespräche, bei dem die Bewerber die Möglichkeit haben, ein informelles Gespräch mit dem Team zu führen, kann für sie eine gute Möglichkeit sein, sich zu integrieren und ihr Vertrauen zu stärken.
Wenn Sie in jeder Phase (sowohl während des Einstellungsverfahrens als auch beim Onboarding) Klarheit darüber schaffen, was als Nächstes zu erwarten ist, wird dies zu einer wesentlich entspannteren Erfahrung führen. Schicken Sie einem Mitarbeiter vor seinem Eintrittstermin eine E-Mail, um ihn zu motivieren: „Ich kann es kaum erwarten, dass Sie zu uns kommen!“. Geben Sie ihnen einige nützliche Informationen über das Unternehmen, aber überfordern Sie sie nicht mit zu vielen Details. Versuchen Sie, sie von Anfang an in die Unternehmenskultur einzubinden; wenn Sie wissen, dass Sie in der Woche vor dem eigentlichen Arbeitsbeginn ein Firmenfest veranstalten, laden Sie sie dazu ein!
Es ist auch eine gute Idee, Neuankömmlingen einen Plan für ihre erste Woche zu geben, um ihnen die Angst zu nehmen. Wenn Sie die Struktur umreißen und detailliert beschreiben, was sie tun werden – welche Teams sie treffen werden, welche Einführungssitzungen sie haben werden und welche Systeme sie benutzen werden – kann der gesamte Einarbeitungsprozess viel weniger beängstigend sein.
Maßgeschneiderte Erfahrungen
Denken Sie daran, dass jeder Mensch anders ist und dass er es vielleicht schätzt, auf unterschiedliche Weise angesprochen zu werden. In diesem Fall sollten Sie sich nicht scheuen zu fragen! Fragen Sie die Bewerber, wie sie am liebsten Kontakt aufnehmen würden. Fragen Sie neue Mitarbeiter, wie sie lernen und geschult werden möchten, und passen Sie ihre Erfahrungen entsprechend an.
Ebenso können Sie je nach Aufgabenbereich unterschiedliche Onboarding-Prozesse einrichten. Ein neuer Entwickler könnte z. B. mit einer allgemeinen Einführung in das Unternehmen beginnen und dann eine spezifischere Einführung in die Art des Codes, den er schreiben wird, und die Tools, die er verwenden wird, erhalten. Wenn Sie den Einführungsprozess so relevant und maßgeschneidert wie möglich gestalten, stellen Sie sicher, dass neue Mitarbeiter sich voll und ganz engagieren und alle Informationen erhalten, die sie brauchen, um sofort loszulegen!
Es soll Spaß machen
Vergessen Sie nicht den sozialen Aspekt des Onboarding! Eine fantastische Möglichkeit, neue Mitarbeiter in Ihr Unternehmen einzuführen, besteht darin, ihnen ein kleines Willkommenspaket zu schicken, bevor sie anfangen. Gestalten Sie es so unternehmensspezifisch wie möglich – wir lieben es, ein Teamtailor-T-Shirt und ein paar rosafarbene Leckereien zu verschicken – Süßigkeiten kommen auch immer gut an.
Auch die Zuteilung eines „Buddys“ für neue Mitarbeiter kann eine gute Möglichkeit sein, sich einzuarbeiten und ihnen in den ersten Wochen eine Ansprechperson zu geben (die ihnen wichtige Fragen beantworten kann, z. B. wo sie am besten zu Mittag essen können). Versuchen Sie, dem neuen Mitarbeiter einen Partner außerhalb seines Teams zuzuweisen, damit er die Möglichkeit hat, sich unter die anderen Mitarbeiter des Unternehmens zu mischen.
Da viele Unternehmen derzeit noch auf flexible Arbeitsformen und Telearbeit setzen, ist es besonders wichtig, dass sich die neuen Mitarbeiter willkommen und in die Unternehmenskultur integriert fühlen. Die Einrichtung virtueller Kaffeepausen und Mittagessen mit verschiedenen Teams kann eine großartige Gelegenheit für alle sein, sich besser kennen zu lernen und ein Gefühl der Gemeinschaft zu entwickeln.
Bei der Entwicklung Ihres Onboarding-Prozesses (und des Einstellungsprozesses im Allgemeinen) sollten Sie vor allem darauf achten, dass er speziell auf Ihr Unternehmen zugeschnitten ist und den bestmöglichen ersten Eindruck vermittelt. Er sollte Ihre Kultur und Ihre Werte widerspiegeln und dafür sorgen, dass sich neue Mitarbeiter in den ersten Wochen (und darüber hinaus!) so willkommen wie möglich fühlen.
