Die Digitalisierung schreitet in allen Bereichen des Lebens und der Wirtschaft voran. Auch das Personalwesen und speziell das Human Resources Management (HRM) kommen um die Digitalisierung HR nicht herum.
Im Gegenteil: Eine zeitgemäße Digitalisierungsstrategie für den HR-Bereich birgt enorme Chancen und Vorteile für Unternehmen. Sie ermöglicht effizientere Prozesse, verbessert die Zusammenarbeit im Unternehmen und stärkt die Employer Brand gegenüber potenziellen Bewerbern.
In diesem Artikel erfahren Sie, welche konkreten Möglichkeiten sich für Sie als Unternehmen durch die Digitalisierung von HR-Prozessen ergeben.
1. Aktives Employer Branding
In Zeiten des Fachkräftemangels ist ein authentisches und attraktives Employer Branding unverzichtbar geworden, um im „War for Talents“ bestehen zu können.
Die jüngeren Generationen Y und Z, auf die Unternehmen als zukünftige Mitarbeitende angewiesen sind, leben und arbeiten digital. Dementsprechend erwarten sie auch von potenziellen Arbeitgebern einen modernen, digitalen Auftritt.
Um diese Zielgruppen zu erreichen, benötigen Unternehmen daher eine zeitgemäße und glaubwürdige Außendarstellung als Arbeitgebermarke über digitale Kanäle:
- Social Media Auftritt auf Kanälen wie Instagram, Facebook, LinkedIn, TikTok etc.
- Moderne, authentische und emotionale Imagefilme
- Interaktive Karriereseite und Bewerbungsportal
- Einbindung von Mitarbeiter-Testimonials
- Einbindung von Arbeitgeber-Bewertungsportalen wie Kununu oder Glassdoor
- Offenlegung der Unternehmenskultur über den Kununu Kulturkompass
So gelingt es Ihnen, die besten Talente der jüngeren Generationen auf sich aufmerksam zu machen und erfolgreich anzusprechen.
Checkliste: Aktives Employer Branding
✔ Moderne und emotionale Bildsprache
✔ Authentische Darstellung der Unternehmenskultur
✔ Einbindung von Video-Content
✔ Mitarbeiterempfehlungen und -bewertungen
✔ Interaktives Bewerbungsportal
2. Effizienteres Recruiting
Die Digitalisierung eröffnet im Recruiting-Prozess enorme Möglichkeiten, um schneller und zielgerichteter die passenden Kandidaten zu finden.
Mittels digitaler Tools lassen sich geeignete Talente identifizieren, sie lassen sich schneller kontaktieren und der Bewerbungsprozess kann effizienter gestaltet werden.
Vorteile der Digitalisierung im Recruiting
- Schnellere Besetzung offener Stellen: Durch digitale Stellenanzeigen auf Jobbörsen und Karriereseiten lässt sich eine enorme Reichweite erzielen, die mit klassischen Print-Anzeigen nicht machbar wäre.
- Zielgruppengerechte Ansprache: Dank ausgefeilter Targeting-Möglichkeiten bei Online-Stellenanzeigen lassen sich genau die Kandidaten ansprechen, die zu Ihnen passen.
- Einfachere Kommunikation: Digitale Bewerbungsportale ermöglichen einen schnellen und unkomplizierten Austausch zwischen Bewerbern und Recruitern.
- Datenanalyse und -Auswertung: Anhand der generierten Daten aus dem Bewerbungsprozess lassen sich wertvolle Insights gewinnen, um künftige Recruitingaktivitäten zu optimieren.
- Talent Networking: In Kandidaten-Datenbanken und Talent-Pools lassen sich interessante Profile über einen längeren Zeitraum pflegen und kontaktieren.
3. Automatisierung von HR-Prozessen
Einer der größten Vorteile der Digitalisierung in der Personalarbeit liegt in der Automatisierung zeitaufwändiger manueller Tätigkeiten.
Routinetätigkeiten wie etwa die Lohn- und Gehaltsabrechnung, die Führung und Aktualisierung von Personalakten oder auch das Beschaffungsmanagement lassen sich heute durch HR-Software zu großen Teilen automatisieren.
Dadurch gewinnt die HR-Abteilung wertvolle Ressourcen, die sie stattdessen in die strategische Personalentwicklung investieren kann. Durch die Digitalisierung bleibt mehr Raum für die wichtigen Aufgaben im Personalmanagement:
- Strategische Personalplanung
- Recruiting
- Onboarding
- Mitarbeiterbindung
- Talent Management
- Change Management
- Employer Branding
- Personalcontrolling
Zudem ermöglicht die digitale Speicherung und Verwaltung von Personalinformationen und -daten eine deutlich effizientere Auswertung und Nutzung für personelle Entscheidungen und Planungen.
Checkliste: HR-Prozessautomatisierung
✔ Lohn- und Gehaltsabrechnung
✔ Zeiterfassung
✔ Personalakten verwalten
✔ Bewerbermanagement
✔ Beschaffungsmanagement
✔ Compliance sicherstellen
✔ Employee Self Service
4. Digitale Zusammenarbeit fördern
Eine reibungslose und effiziente Zusammenarbeit zwischen den einzelnen Unternehmensbereichen ist unerlässlich, um die Agilität und Innovationsfähigkeit eines Unternehmens zu erhalten.
Digitale Collaboration Tools ermöglichen ortsunabhängiges Arbeiten, schnellen Informationsaustausch und gezieltes Teilen von Wissen.
Dadurch lassen sich Friktionen abbauen und die interdisziplinäre Kooperation nachhaltig verbessern. Konkret bedeutet das zum Beispiel:
- Chat- und Messaging-Apps für schnelle Abstimmungen (Slack, Teams etc.)
- Cloud-Speicher für gemeinsamen Dateiaustausch (Dropbox, Google Drive etc.)
- Online-Meetings und -Workshops (Zoom, MS Teams, Wonder etc.)
- Digitale Projektmanagement-Tools (Asana, Trello, Basecamp etc.)
- Digitale Workflows für strukturierte Prozesse (Zapier, Integromat etc.)
- Digitale Wissensmanagement-Plattformen für optimierten Know-How-Transfer
5. Digitale Weiterbildung ermöglichen
Um die eigenen Mitarbeitenden langfristig an das Unternehmen zu binden und ihnen Entwicklungsperspektiven zu bieten, kommt der kontinuierlichen Weiterbildung eine Schlüsselrolle zu.
Digitale Weiterbildungsangebote wie E-Learnings, Webinare oder Online-Kurse bergen hier große Potentiale. Sie ermöglichen es, standortunabhängig am aktuellen Wissensstand zu bleiben und sich zu spezialisieren.
Die Vorteile digitaler Weiterbildungen für Unternehmen:
- Hohe Skalierbarkeit: Onlinetrainings lassen sich kosteneffizient für eine große Anzahl Mitarbeiter bereitstellen.
- Ortsunabhängigkeit: Die Mitarbeitenden können von überall aus lernen, wo eine Internetverbindung besteht.
- Individualisierung: Digitale Lerninhalte können auf unterschiedliche Lernniveaus und -tempo zugeschnitten werden.
- Interaktivität: Mit Quizzen, Tests, Gamification etc. bleiben die Lernenden engagiert.
- Messbarkeit: Der Lernfortschritt lässt sich genauer tracken als bei Präsenztrainings.
Eine digitale Lernplattform sollte daher in keinem zeitgemäßen Personalentwicklungskonzept fehlen.
6. KI und Chatbots effizient für das Recruiting nutzen
Künstliche Intelligenz (KI) hält auch im Personalmanagement Einzug und erlaubt immer effizientere Prozesse. Insbesondere Chatbots auf Basis von Sprachmodellen wie ChatGPT können im Bewerbungsprozess und Recruiting enorm nützlich sein.
Beispiele für den Einsatz im Recruiting:
- Vorauswahl von Bewerbungen: Der Chatbot filtert eingehende Bewerbungen nach formalen Kriterien und schlägt für die weitere Prüfung geeignete Profile vor.
- Automatisierte Kommunikation: Standard-Anfragen von Bewerbern (z.B. zum Status ihrer Bewerbung) werden vollautomatisch durch den Chatbot beantwortet.
- Terminkoordination: Der Chatbot kann eigenständig mit Bewerbern Interviewtermine abstimmen und diese im Kalender buchen.
- Assessment Center: Mithilfe von Chatbots lassen sich auch bestimmte Aufgaben bzw. Tests im Bewerbungsverfahren digital und automatisiert durchführen.
- Candidate Experience: Der Chatbot kann als digitaler Assistent den Bewerbungsprozess angenehmer und einfacher gestalten, z.B. durch Hilfe beim Ausfüllen der Unterlagen.
Durch den Einsatz von Chatbots auf Basis von KI-Modellen wie ChatGPT lassen sich Recruiting-Prozesse enorm beschleunigen und verschlanken. Die Kommunikation skaliert besser und die Candidate Experience wird verbessert. Personaler gewinnen dadurch mehr Raum sich auf die strategisch wichtigen Aufgaben im Bewerbungsprozess zu fokussieren.
7. HR Analytics: Datengestützte Personalarbeit
In der modernen Arbeitswelt werden Daten zum Gold des 21. Jahrhunderts. Auch die Personalabteilung kann massiv von der gezielten Erfassung, Verarbeitung und Auswertung von Daten profitieren. Mithilfe von HR Analytics lassen sich Personalinformationen und -kennzahlen digital erheben und auswerten.
Damit gelingt eine datengetriebene Personalplanung, die auf Fakten anstatt Bauchgefühl basiert. HR Analytics hilft bei der Beantwortung wichtiger Fragen wie:
- Wie hoch ist die Fluktuation in einzelnen Unternehmensbereichen?
- Aus welchen Quellen rekrutieren wir die besten Kandidaten?
- Wie hoch sind die Personalkosten in Relation zum Ertrag?
- Welche Mitarbeiter haben das größte Weiterbildungspotenzial?
Konkrete Anwendungsfälle für People Analytics Tools sind:
Personaleinsatzplanung
Anhand historischer Daten und Prognosen zur Auftragslage können mithilfe analytischer Tools die benötigten Personalkapazitäten viel genauer geplant werden. Dies optimiert die Personaleinsatzplanung.
Analyse der Personalfluktuation
Über ein HR Reporting lassen sich Abgänge und Kündigungen einzelner Abteilungen oder Personengruppen auswerten. So werden Treiber für Fluktuation sichtbar, um gezielt gegenzusteuern.
Identifikation von Schlüsselkräften
Anhand von Leistungskennzahlen und Verhaltensmetriken können sog. High Potentials identifiziert werden, um sie speziell zu fördern und langfristig zu binden.
Optimierung der Recruiting-Kanäle
Mithilfe von People Analytics misst man, über welche Recruiting-Kanäle die erfolgreichsten Kandidaten gewonnen werden. Dies hilft bei der Optimierung künftiger Stellenanzeigen.
Berechnung der Personalkosten
Kennzahlen zur Personalproduktivität werden den Lohn- und Gehaltskosten gegenübergestellt. Dies schafft Transparenz über die Personaleffizienz.
Mit HR Analytics werden Personalinformationen also zur Grundlage besserer und informierterer Entscheidungen der Personalabteilung.
Fazit: Digitalisierung im HR steigert die Effizienz
Die fortschreitende Digitalisierung stellt auch die Personalabteilung vor neue Herausforderungen. Es gilt, die Chancen der Digitalisierung konsequent zu nutzen und die HR-Prozesse Schritt für Schritt zu modernisieren.
Denn eine durchgängige Digitalisierungsstrategie für den HR-Bereich verspricht enorme Effizienzsteigerungen und bietet klare Wettbewerbsvorteile:
- Schnellere und zielgenauere Besetzung offener Stellen
- Zeitnahe und reibungslose Kommunikation mit Bewerbern
- Automatisierung zeitraubender Routine-Aufgaben
- Nutzung wertvoller People-Analytics-Daten
- Verbesserte Employer Brand gegenüber digital affinen Zielgruppen
- Moderne Lernangebote für Mitarbeiter
Kurzum: Eine konsequente Digitalisierung des Personalmanagements zahlt sich für Unternehmen nachhaltig aus. Packen Sie’s an!
