Die Nachbesetzung einer offenen Stelle ist für Unternehmen eine sensible Angelegenheit. Einerseits kann sie die Chance bieten, neue Potenziale auszuschöpfen und frischen Wind in ein Team zu bringen. Andererseits lauern hier auch einige Risiken, wenn typische Fehler gemacht werden.
In diesem ausführlichen Beitrag erfahren Sie, welche 7 Fehler bei der Nachbesetzung von Mitarbeitern besonders oft passieren – und wie Sie diese clever umgehen. So gelingt Ihnen künftig die optimale Neubesetzung von offenen Stellen im Unternehmen!
Chancen erkennen: Warum eine Nachbesetzung mehr als nur Ersatz bedeuten kann
Wenn ein Mitarbeiter aus dem Unternehmen ausscheidet, sei es durch Kündigung, Pensionierung oder eine interne Versetzung, geht es für Personaler oft nur darum, die vakante Stelle möglichst rasch wieder zu besetzen. Im Stress des Tagesgeschäfts verliert man leicht die Weitsicht.
Doch eine Nachbesetzung bietet immer auch die Chance, Gewohntes zu hinterfragen und Abläufe zu optimieren. Stellen Sie sich beispielsweise folgende Fragen:
- Lassen sich bestimmte Aufgaben im Team besser verteilen, um die Stärken aller Mitarbeitern optimal zu nutzen?
- Welche Skills fehlen im bestehenden Team? Wonach sollten wir bei der Neubesetzung Ausschau halten?
- Sind in letzter Zeit neue Aufgabenbereiche hinzugekommen, für die niemand zuständig ist?
- Gibt es Tätigkeiten, die ein Mitarbeiter zwar theoretisch übernommen hat, die aber nicht seinen Stärken entsprechen?
Eine geschickte Neuorganisation der Aufgabenverteilung kann dabei helfen, die Kompetenzen im Team gezielter einzusetzen. Jeder Mitarbeiter bekommt die Chance, sich auf seinen stärksten Skills zu fokussieren. Das kommt auch der Arbeitsmotivation zugute.
Zufriedene Mitarbeiter wiederum sind die Basis für eine produktive und freundliche Arbeitsatmosphäre. Davon profitiert auch ein neuer Kollege, der sich rasch willkommen und integriert fühlen wird.
Kurzum: Nutzen Sie die Gelegenheit einer Nachbesetzung, um Strukturen und Prozesse zu optimieren. Damit schaffen Sie die ideale Grundlage für einen reibungslosen Neustart.
Positives Beispiel: Neuausrichtung der internen Kommunikation
Ein Unternehmen musste den langjährigen Leiter der internen Kommunikation ersetzen, der in Pension ging. Bei der Nachbesetzung wurde nicht einfach ein Ersatz für die frei werdende Stelle gesucht.
Stattdessen analysierte man gemeinsam mit den Mitarbeitern der Abteilung, ob die bisherigen Aufgaben und Strukturen noch zeitgemäß waren. Dabei wurde klar, dass sich die Anforderungen an die interne Kommunikation stark verändert hatten. Man einigte sich auf eine neue Ausrichtung:
- Stärkere Gewichtung von Social Media und videobasierter Kommunikation
- Anpassung der Intranet-Struktur an moderne Usability-Standards
- Schulungen der Mitarbeiter in neuen Kommunikationstools
- Verbesserung der Workflows zwischen Abteilungen
Für die Nachbesetzung suchte man gezielt nach einer Führungskraft mit Know-how in diesen Bereichen. Zudem wurde die Stelle mit erweiterten Kompetenzen ausgestattet. Damit gelang es, die interne Kommunikation zukunftsfit aufzustellen.
7 häufige Fehler, die Sie bei der Nachbesetzung von Mitarbeitern vermeiden sollten
Bei der Nachbesetzung von offenen Stellen gibt es eine Reihe von Fallstricken und Fehlern, die den Prozess erschweren. Auf Basis jahrelanger Erfahrung in der Personalgewinnung haben wir die 7 häufigsten Fehler identifiziert, die Sie tunlichst vermeiden sollten:
1. Veraltete Stellenbeschreibung einfach wiederverwenden
In der Hektik des Recruiting-Alltags greift man oft einfach auf die alte Stellenbeschreibung zurück, ohne zu prüfen, ob diese noch up to date ist. Schließlich ist Eile geboten, um den unbesetzten Posten rasch nachzubesetzen.
Doch gerade eine Nachbesetzung ist der ideale Zeitpunkt, um die genauen Anforderungen und den Aufgabenbereich der Position kritisch zu überdenken. Einige Aspekte können sich seit der letzten Ausschreibung deutlich verändert haben:
- Sind damals relevante Aufgaben weggefallen oder neue hinzugekommen?
- Nutzen wir moderne Tools und Arbeitsweisen, die der Vorgänger noch nicht einsetzte?
- Haben sich Anforderungen durch neue Produkte oder Kunden verändert?
- Braucht es andere Qualifikationen oder Soft Skills, um die Stelle optimal auszufüllen?
Sprechen Sie hier unbedingt mit den von der Neubesetzung betroffenen Kollegen und Führungskräften. Gemeinsam lässt sich am besten einschätzen, was die Stelle heute tatsächlich braucht. Anhand dieser Input können Sie die Anforderungsprofile gezielt anpassen.
2. Falsche Prioritäten setzen bei der Anforderungsliste
Bei der Kandidatensuche konzentriert man sich oft zu sehr auf „harte“ Kriterien wie Ausbildungsabschlüsse, Zertifikate oder Berufserfahrung in einer exakt passenden Position. Die „weichen“ Faktoren wie Soft Skills, Lernbereitschaft oder kulturelle Passung geraten dabei leicht in den Hintergrund.
Doch gerade die Soft Skills sind ausschlaggebend dafür, ob jemand ins Team passt und die Stelle langfristig erfolgreich ausfüllen kann. Fachliche Kompetenzen lassen sich mit der richtigen Motivation erlernen – Persönlichkeit und Verhalten hingegen nicht.
Überlegen Sie daher genau, welche Fähigkeiten für die Stelle unverzichtbar sind und worauf Sie bei der Auswahl den Fokus legen sollten. Oft lohnt es sich, Kandidaten eine Chance zu geben, die nicht zu 100% auf das Anforderungsprofil passen, dafür aber die richtige Einstellung und Lernbereitschaft mitbringen.
3. Direkt extern ausschreiben, ohne interne Optionen zu prüfen
Viele Unternehmen schalten bei einer Vakanz reflexartig eine externe Stellenanzeige. Natürlich ist die Suche auf dem breiten Kandidatenmarkt wichtig, um alle Optionen auszuschöpfen. Aber davor sollten Recruiter immer einen Blick ins eigene Haus werfen.
Interne Nachbesetzungen aus den eigenen Reihen haben einige handfeste Vorteile:
- Sie sind oft schneller und kostengünstiger umsetzbar.
- Interne Talente sind mit den Strukturen schon vertraut.
- Eine Beförderung motiviert die Belegschaft und wirkt sich positiv auf die Bindung aus.
Achten Sie also darauf, ob es im Unternehmen Mitarbeiter mit Potenzial gibt, denen Sie über eine interne Ausschreibung Entwicklungschancen bieten können. Natürlich muss die Passung stimmen – aber oft lohnt es sich, internen Talenten eine Chance zu geben und gezielt in sie zu investieren.
4. Führungspositionen nur nach Fachexpertise statt Leadership-Fähigkeiten besetzen
Vor allem bei internen Nachbesetzungen von Führungspositionen passiert es leicht, dass man einfache fachliche Expertise mit echten Leadership-Qualitäten verwechselt.
Klar, Branchen-Know-how ist gerade für Führungskräfte extrem wichtig. Aber reine Fachexperten mit tollem Track Record sind noch lange keine guten Leader. Für eine Management-Rolle braucht es zusätzlich ausgeprägte Soft Skills wie:
- Kommunikationsstärke
- Konfliktlösungskompetenz
- Mitarbeiterentwicklung
- Delegationsvermögen
- Change Management
Sonst besteht die Gefahr, dass der interne Kandidat an seinen neuen Aufgaben scheitert – und Teammitglieder am falschen Führungsstil verzweifeln.
Bei der Nachbesetzung von Führungspositionen sollten Sie daher genau analysieren, ob interne Bewerber auch über die nötigen Leadership-Qualitäten verfügen. Sonst können Betriebsblindheit und fehlender Input von außen zur Gefahr werden.
5. Erwarten, Mitarbeiter 1:1 ersetzen zu können
Kein Mensch ist wie der andere. Jeder bringt durch seine individuelle Persönlichkeit, Biografie und seinen Erfahrungsschatz eine einzigartige Mischung an Stärken und Schwächen mit. Dementsprechend naiv ist es, zu erwarten, eine ausscheidende Person 1:1 „nachzubesetzen“.
Was nicht heißt, dass ein neuer Mitarbeiter nicht mindestens so gut oder besser geeignet sein kann. Aber seine Stärken und Charakterzüge werden mit Sicherheit ein anderes Profil aufweisen.
Das kann für das Team gewöhnungsbedürftig sein, eröffnet aber auch neue Chancen durch frische Sichtweisen und Ergänzung der bestehenden Skills.
Statt um eine 1:1-Kopie des Vorgängers zu suchen, sollten Recruiter offen für unterschiedliche Profile sein. Entscheidend sind Aspekte wie kulturelle Passung, Teamfähigkeit und gemeinsame Werte. Die persönlichen Stärken und Schwächen müssen nicht identisch sein.
6. Kollegen und Vorgesetzte nicht ausreichend in die Auswahl einbinden
Zur optimalen Passung gehört nicht nur die fachliche Eignung eines Kandidaten für die Stelle an sich. Mindestens ebenso wichtig ist, dass die Chemie mit Vorgesetzten und künftigen Kollegen stimmt.
Binden Sie daher die relevanten Teammitglieder und Führungskräfte aktiv in den Auswahlprozess ein. Zum Beispiel durch:
- Kollegen als Teilnehmer am Bewerbungsgespräch hinzuziehen
- Einen persönlichen Eindruck der Kandidaten ermöglichen, etwa im Rahmen eines Team-Lunchs
- Feedback der Kollegen zum Bewerber einholen
- Probearbeitstage organisieren
- Potenzielle Teammitglieder in die Entscheidungsfindung miteinbeziehen
So stellen Sie sicher, dass nicht nur Sie als Recruiter theoretisch von einem Bewerber überzeugt sind, sondern auch das künftige Arbeitsumfeld. Das erspart viele Probleme.
7. Vakante Stellen zu lange unbesetzt lassen
Manchmal zögern sich Nachbesetzungen, weil passende Bewerber fehlen oder der Auswahlprozess sich in die Länge zieht. Doch zu lange offene Stellen sind Gift für die Motivation im Team.
Die übrigen Mitglieder müssen die Aufgaben auffangen, was schnell zu Überlastung und Frustration führt. Irgendwann sinkt dadurch auch die Leistungsfähigkeit und es drohen Kündigungen.
Optimieren Sie daher Ihre Prozesse rund um Time-to-Hire, um Vakanzen zu vermeiden. Moderne Bewerbermanagement-Tools wie eRecruiter helfen dabei, Bewerbungen schneller zu sichten und den Recruiting-Prozess zu beschleunigen.
Investieren Sie auch in langfristige Pools von passenden Kandidaten, um bei Bedarf rasch die richtigen Talente verfügbar zu haben.
Fazit: Umdenken lohnt sich bei Nachbesetzungen
Die Nachbesetzung von offenen Stellen sollte wohlüberlegt und keinesfalls überhastet erfolgen. Wer die aufgezeigten häufigen Fehler und Fallstricke kennt, kann sie gezielt umgehen. Damit erschließen sich neue Potenziale für mehr Innovation, Motivation und Zufriedenheit im Unternehmen.
Nutzen Sie den Moment einer Nachbesetzung, um Abläufe und Strukturen zu optimieren. Binden Sie die betroffenen Mitarbeiter in die Neudefinition der Stelle ein. Legen Sie bei der Suche nach einem Nachfolger den Fokus auf die richtigen Qualifikationen. Und stellen Sie sicher, dass die Persönlichkeit zur bestehenden Teamdynamik passt.
